Материальная помощь в 6-НДФЛ

Иногда работодатели оказывают финансовую поддержку своим сотрудникам, предоставляя им материальную помощь. Такая выплата никак не связана с исполнением трудовых обязанностей, имеет исключительно социальный характер и направлена на поддержание работника, оказавшегося в особых жизненных обстоятельствах, которые требуют денежных вливаний. Материальная помощь является облагаемым НДФЛ доходом физлица, поэтому должна быть отражена в 6-НДФЛ. Правда, здесь есть некоторые нюансы. Разберем эту тему подробнее.

Материальная помощь: что это такое

Деньги нужны всегда. И зачастую, когда нужно понести непредвиденные расходы, их просто нет в наличии и в нужном количестве. В некоторых случаях средства могут понадобится в срочном порядке и (или) достаточно крупном размере. К примеру, работнику нужно оплатить дорогостоящее лечение, или у него родился ребенок, а, возможно, наоборот, кто-то умер в семье, или его жилье (имущество) пострадало от стихийного бедствия, пожара и т. д.

За помощью можно обратиться к своему работодателю. В индивидуальном порядке тот решит, нужно ли подчиненного поддержать деньгами, какой суммы будет достаточно и в каком порядке она будет выплачена.

Таким образом материальная помощь – это выплата непроизводственного характера, т. е. она не является вознаграждением за труд или формой стимулирования работника, не зависит от результатов деятельности компании. Предоставляется нанимателем на добровольной основе (законодательство не обязывает помогать работникам) в исключительных случаях. Исключительный характер тех обстоятельств, в которых подчиненный нуждается в финансовой поддержке, говорит о том, что матпомощь не может быть регулярной. Иначе это будет совсем другая выплата.

Основания, порядок оказания материальной помощи, а также ее ориентировочные суммы лучше закрепить в отдельном локальном нормативном акте (к примеру, Положении о материальной помощи) или коллективном договоре.

Для получения матпомощи работник, как правило, пишет заявление на имя руководителя. К нему он прилагает документы, подтверждающие возникшую ситуацию. К примеру, если деньги понадобились на похороны члена семьи, то работодателю нужно представить:

• документы, подтверждающие смерть (свидетельство о смерти);
• документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, о браке).

Если руководитель принимает положительное решение по заявлению, то издается приказ о назначении материальной помощи работнику. Дальше остается только ждать, когда деньги будут перечислены на счет / выданы из кассы предприятия.

Материальная помощь: обложение НДФЛ

Материальная помощь, несмотря на то, что является формой социальной поддержки трудящихся, образует доход у ее получателя, с которого нужно удержать НДФЛ (п.1 ст.41 НК РФ, п.1 ст.209 НК РФ, п.1 ст.210 НК РФ).

В то же время Налоговый кодекс освобождает от налогообложения любую матпомощь в пределах 4 000 руб. на одного работника (бывшего работника, вышедшего на пенсию) в год, независимо от основания для ее предоставления (п.28 ст.217 НК РФ). Если размер выплаты окажется больше указанного значения, то с суммы превышения придется заплатить подоходный налог по ставке 13%.

Помимо этого, НДФЛ не взимается со всей суммы материальной помощи, выплачиваемой:

1. лицу, пострадавшему от стихийного бедствия, пожара, наводнения или др., или членам семьи лица, погибшего в результате указанных обстоятельств (п.8.3 ст.217 НК РФ). При этом факт наступления чрезвычайного события должен быт подтвержден документально, к примеру, справкой из МЧС (письмо Минфина России от 04.08.2015 г. № 03-04-06/44861);
2. лицу, пострадавшему от теракта в России, или членам семьи лица, погибшего в результате теракта на территории РФ (п.8.4 ст.217 НК РФ);
3. работнику, членам его семьи (родителям, супругам, детям в возрасте до 18 лет), а также бывшему работнику, уволившемуся в связи с выходом на пенсию, для оплаты лечения и медицинского обслуживания. При этом важно, чтобы работодатель потратился на указанные цели из чистой прибыли (п.10 ст.217 НК РФ, письмо ФНС России от 17.01.2012 г. № ЕД-3-3/[email protected]);
4. работнику (бывшему работнику, вышедшему на пенсию) в связи со смертью члена (-ов) его семьи и членам семьи умершего работника (бывшего работника, вышедшего на пенсию). При этом выплата должна быть единовременной (п.8 ст.217 НК РФ).

Также не облагается НДФЛ сумма единовременной материальной помощи, выплачиваемой работникам – родителям (опекунам, попечителям) в течение первого года после рождения (усыновления / удочерения) ребенка в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка (п.8 ст.217 НК РФ). При этом на необлагаемый лимит вправе рассчитывать каждый из родителей. Так считает Минфин России (письма: от 26.09.2017 г. № 03-04-07/62184, от 12.07.2017 г. № 03-04-06/44336). С этим мнением согласна и ФНС России (письмо от 05.10.2017 г. № ГД-4-11/[email protected]). Таким образом, если и мать и отец ребенка получили по 50 000 руб. «детской» матпомощи, то НДФЛ с данных сумм удерживать не надо.

Обратите внимание, для некоторых видов материальной помощи единовременность является обязательным условием освобождения от налогообложения НДФЛ. Денежная выплата, назначенная одним приказом, но перечисленная несколькими платежами, все-равно будет считаться единовременной. А вот если матпомощь получена сотрудником по двум и более распоряжениям, но основание для это было одно, то единовременной будет признана только первая выплата. С остальных придется удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 31.10.2013 г. № 03-04-06/46587).

Дата фактического получения дохода в виде материальной помощи

Дата фактического получения дохода в виде материальной помощи определяется по общему правилу пп.1 п.1 ст.223 НК РФ, как дата выплаты такого доходы (т. е. его перечисления на банковский счет физлица или выдачи из кассы предприятия). Матпомощь, выданная в натуральной форме, считается полученной на дату передачи «натурального» дохода (пп.2 п.1 ст.223 НК РФ).

Именно эти даты отражаются в строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Дата удержания налога с материальной помощи

Согласно абз.1 п.4 ст.226 НК РФ датой удержания налога с дохода в виде материальной помощи является день фактической выплаты этого дохода. Если помощь работник получил в натуральной форме, то исчисленный с нее НДФЛ удерживается за счет любых других доходов, выплаченных деньгами. Поэтому датой удержания налога с «натурального» дохода – это дата выплаты денежного дохода (абз.2 п.4 ст.226 НК РФ).

Эти даты отражаются в строке 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Срок перечисления налога, удержанного с материальной помощи

В строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ указывается крайний срок перечисления налога, удержанного с матпомощи. В соответствии с абз.1 п.6 ст.226 НК РФ им является день, следующий за днем выплаты дохода.

Если этот день выпадает на выходной или праздник, то крайний срок уплаты НДФЛ переносится на ближайший следующий за выходным или праздничным днем рабочий день (п.7 ст.6.1 НК РФ).

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ

Чтобы правильно отразить материальную помощь в 6-НДФЛ, нужно учитывать особенности ее налогообложения, а также правила формирования показателей самой формы. Итак, выше мы выяснили, что матпомощь может:

1. полностью не облагаться НДФЛ;
2. частично облагаться НДФЛ;
3. полностью облагаться НДФЛ.

Какую материальную помощь не показывают в 6-НДФЛ

Если вся сумма выплаты освобождена от обложения подоходным налогом и при этом она не поименована в Приложении № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/[email protected] (далее – Приложение 2), то в 6-НДФЛ ее отражать не надо. Здесь речь идет о матпомощи, оказываемой:

• работнику (бывшему работнику, вышедшему на пенсию) в связи со смертью члена (-ов) его семьи;
• членам семьи умершего работника (бывшего работника, вышедшего на пенсию);
• лицам в связи со стихийными бедствиями или другими чрезвычайными обстоятельствами;
• членам семьи лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств;
• лицам пострадавшим от терактов на территории РФ;
• членам семьи лиц, погибших в результате терактов в России.

Объясним почему эти виды матпомощи в 6-НДФЛ не показываются. Дело в том, что сумма исчисленного налога (стр. 040) должна быть равна произведению разности (стр. 020 – стр. 030) на налоговую ставку (стр. 010), деленную на 100. Это предусмотрено контрольными соотношениями, разработанными ФНС России для проверки формы 6-НДФЛ (письмо от 10.03.2016 № БС-4-11/[email protected]).

При этом строка 030 заполняется согласно значениям кодов видов вычетов, содержащихся в Приложении № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/[email protected] Об этом говорится в письме ФНС России от 25.02.2016 г. № БС-4-11/[email protected]

Допустим, в строке 020 мы отразили какой-либо вид необлагаемой матпомощи, который не поименован в Приложении 2. В строке 030 показать нечего. С учетом контрольного соотношения 1.3 (стр.040 и (стр.020 – стр.030) х стр.010 / 100) получаем, что исчисленный НДФЛ с такой матпомощи будет ненулевым.

Поэтому, если в 6-НДФЛ доход в виде материальной помощи нельзя уменьшить на необлагаемую сумму, то и в отчете его отражать не нужно.

Какую материальную помощь показывают в 6-НДФЛ

В отчет 6-НДФЛ включаются следующие виды материальной помощи:

1. полностью облагаемые налогом;
2. полностью или частично не облагаемые налогом, но при этом поименованные в Приложении 2.

Сумма выплаты отражается по строке 020, а необлагаемая ее часть (при наличии) – по строке 030. Перечень видов материальной помощи с кодами вычетов приведен в таблице ниже.

Порядок отражения в разделе 2 формы 6-НДФЛ материальной помощи, полностью уменьшенной на вычет, имеет некоторые особенности. На это обратила внимание ФНС России в письме от 05.08.2016 г. № БС-4-11/14373. Так, в строках 110 (дата удержания налога) и 120 (срок перечисления налога) не ставятся никакие конкретные даты, а указывается значение «00.00.0000».

Пример. ООО «Резерв» за 6 месяцев 2017 года выплатило работникам следующие виды материальной помощи.

Для удобства предположим, что других выплат и вознаграждений в пользу физлиц Общество в течение указанного периода не производило. Стандартные налоговые вычеты работникам не предоставлялись.

Организация заполнила расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года следующим образом.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

Заполняется нарастающим итогом с начала 2017 года (в нашем примере до конца июня 2017 года).

по строке 010 – 13 / указывается ставка, по которой исчисляется и удерживается НДФЛ с доходов физлиц;

по строке 020 – 103 000 / указывается общая сумма дохода, начисленного физлицам за период январь – июнь 2017 года (включая матпомощь);

по строке 030 – 62 000 / указывается сумма налоговых вычетов, предоставленных физлицам за период январь – июнь 2017 года (включая необлагаемые суммы матпомощи, коды которых предусмотрены Приложением 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/[email protected]);

по строке 040 – 5 330 / указывается НДФЛ, исчисленный с доходов физлиц, полученных за период январь – июнь 2017 года;

по строке 060 – 4 / указывается количество физлиц, получивших доход (в т. ч. в виде матпомощи) по всем налоговым ставкам за период январь – июнь 2017 года;

по строке 070 – 5 330 / указывается НДФЛ, удержанный с общей суммы выплаченного физлицам дохода по всем налоговым ставкам за период январь – июнь 2017 года.

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Заполняется только за последние 3 месяца отчетного периода (в нашем примере за апрель – июнь 2017 года).

Сведения о первой выплате.

по строке 100 – 03.04.2017 / указывается дата фактического получения дохода; для матпомощи – это дата ее выплаты физлицам (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ);

по строке 110 – 03.04.2017 / указывается дата удержания НДФЛ с матпомощи, совпадает с датой ее выплаты физлицам (абз.1 п.4 ст.226 НК РФ);

по строке 120 – 04.04.2017 / указывается крайний срок перечисления НДФЛ, для матпомощи – это день, следующий за днем ее выплаты (абз.1 п.6 ст.226 НК РФ);

по строке 130 – 9 000 / указывается сумма матпомощи, выплаченной физлицам;

по строке 140 – 650 / указывается НДФЛ, удержанный с матпомощи, выплаченной физлицам.

Сведения о второй выплате (расшифровку строк смотрите выше).

по строке 100 – 12.04.2017;

по строке 110 – 12.04.2017;

по строке 120 – 13.04.2017;

по строке 130 – 70 000;

по строке 140 – 2 600.

Сведения о третьей выплате (расшифровку строк смотрите выше).

по строке 100 – 01.06.2017;

по строке 110 – 00.00.0000;

по строке 120 – 00.00.0000;

по строке 130 – 4 000;

по строке 140 – 0.

Сведения о четвертой выплате (расшифровку строк смотрите выше).

по строке 100 – 09.06.2017;

по строке 110 – 09.06.2017;

по строке 120 – 13.06.2017;

по строке 130 – 20 000;

по строке 140 – 2 080.

Заполненный образец расчета по форме 6-НДФЛ ООО «Резерв» за 6 месяцев 2017 года с отражением материальной помощи смотрите ниже.