Закупочный акт

Иногда организации и индивидуальные предприниматели закупаются у обычных граждан – непредпринимателей. Объектом купли-продажи, как правило, становятся продовольственные товары (например, сельскохозяйственная продукция, выращенная при ведении личного подсобного хозяйства), различного рода сырье (например, металлолом) и прочие предметы, ценности. Чтобы покупатель смог учесть стоимость покупки в расходах, нужно правильно задокументировать данную операцию. Для этих целей и используется закупочный акт.

При этом совсем не обязательно оформлять договор купли-продажи. Дело в том, что форма закупочного акта не установлена законодательно. Поэтому она может быть любой. На основании ч.4 ст.9 Федерального закона № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ) организация (ИП) вправе разработать свой бланк документа, включив при этом в него условия передачи товара и его оплаты, а также реквизиты и подписи сторон сделки. Так закупочный акт заменит собой и «первичку», и будет выступать в качестве полноценного договора (подп.1 п.1 ст.161 и п.2 ст.434 ГК РФ).

Разрабатывая шаблон закупочного акта не забывайте, что в нем должны быть предусмотрены поля для указания обязательных реквизитов первичного документа: (ч.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ):

• наименования документа;
• даты составления документа;
• наименования организации (ИП), от имени которой составлен документ;
• содержания факта хозяйственной жизни (т. е. покупки товара);
• величины натурального и / или денежного измерения (количество, цена, стоимость);
• наименования должности лица, совершившего сделку, его ФИО и подпись.

Помимо этого, в бланке должны быть отведены специальные поля для заполнения сведений о продавце – физическом лице (ФИО, паспортные данные, место проживания и т. д.) и его подписи.

Немного слов об унифицированной форме закупочного акта № ОП-5. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 и больше подходит предприятиям общепита, которые закупают сельхозпродукцию у населения. Те же компании и бизнесмены, которые не относятся к данной сфере деятельности, могут доработать бланк ОП-5 под себя (убрать ненужные (неактуальные) поля, графы, добавить нужные). Оптимальный вариант формы должен содержать следующее:

• наименование и дату составления акта;
• наименование организации или ИП, которые совершают покупку; наименование должности и ФИО уполномоченного лица; документ, подтверждающий полномочия;
• ФИО продавца, данные его паспорта, ИНН (при наличии);
• перечень приобретаемых товаров (наименование, единицы измерения, количество, цена и сумма закупки);
• расписку покупателя в том, что он получил товар согласно указанному перечню;
• расписку продавца в том, что он получил в оплату денежные средства в указанной сумме.

Совершая покупку у гражданина, оформляйте 2 экземпляра документа: один покупатель оставляет себе, второй вручает продавцу. Кстати, последний должен подтвердить качество своей продукции, если это касается продовольствия. Такой вывод следует из п.3 ст.20 Федерального закона от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» и ст.21 Закона РФ от 14.05.1993 г. № 4979-1 «О ветеринарии». Поэтому попросите у продавца заключение ветнадзора (к примеру, ветеринарное свидетельство).

Помимо этого, п.7.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, предписывает запрашивать справку, подтверждающую принадлежность продукции продавцу (ее можно получить в местной администрации или в правлении дачного кооператива).

Рассчитаться с физлицом, не зарегистрированным в качестве ИП, за купленные товары можно следующими способами.

1.Перечислить деньги на расчетный счет продавца.

Для этого покупатель составляет платежное поручение в банк, в котором указывает реквизиты получателя – продавца.

2. Выдать наличные деньги непосредственно продавцу из кассы предприятия.

Для этого кассир фирмы – покупателя выписывает расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

3. Оплатить покупку наличными деньгами через подотчетное лицо.

Тогда «подотчетник» пишет заявление на выдачу денежных средств под отчет, которое визирует руководитель фирмы – покупателя. Далее на основании заявления кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру № КО-2. В течение 3-х рабочих дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные средства, работник предоставляет авансовый отчет. К нему он прилагает закупочный акт в качестве оправдательного документа.

Его обязаны соблюдать только организации и предприниматели при расчетах друг с другом. Следовательно, итоговая сумма закупки по одному акту может превышать 100 00 руб. и это не будет считаться нарушением.

Ниже представлены для скачивания разные формы закупочного акта (в т. ч. и унифицированная), а также его заполненные образцы.